A jelenlegi járványhelyzet minden szakmára hatással van. A HR-nek talán még sosem volt ekkora felelőssége. Nem csak saját munkáját kell ugyan azon a hatékonysági fokon végrehajtania mint korábban, hanem fontos szerepe jut a vállalati kommunikációban is. Persze, ez majdnem mindenhol eddig is munkaköri leírás volt, de sosem volt ekkora a tét. Korábban, jó esetben csak arról kellett a HR-nek beszámolni, hogy mikor lesz a csapatépítő és ki milyen időpontra lett beosztva tűzvédelmi oktatásra. Most viszont egy sokkal komolyabb feladatot kapott minden HR-en dolgozó kolléga. Példát kell mutatni, stabilitást és nyugalmat kell sugározni. Ez pedig egyáltalán nem egyszerű.
Olyan ez, mint a szülő-gyermek viszony. Ismerős az a szituáció, amikor a gyerek elesik a biciklivel, nem történik nagyobb sérülés, a gyerek mégis még a balesetet követő órákban is sokk hatása alatt áll? A legtöbb esetben e mögött maga a szülő áll. Hiszen ilyenkor a szülő az, aki jobban megijed. Ő az, aki táplálja a gyerek ijedelmét és általában a szülők azok, akik a túlzó reakciójukkal a gyereket is stresszelni tudják. A gyerekek ugyan is szüleikre hagyatkoznak nagyon sokáig, amikor valamivel kapcsolatosan véleményt kell formálniuk. Ha ilyen helyzetekben a szülő nyugodt marad és elmagyarázza a gyereknek, hogy semmi tragédia nem történt, maximum felhívja a gyerek figyelmét a későbbi óvatosabb biciklihasználatra, akkor nagyon valószínű, hogy a gyerek percek alatt túllendül a helyzeten és vígan teker tovább.
A munkavállaló-HR viszonylatban ez még ennél is nehezebb ügy. Hiszen a HR-es itt nem teljes értékű szülő. Csak egy keresztszülő vagy egy kedves nagynéni/nagybácsi, aki ugyan ad tanácsokat a munkavállalónak, de nem teljesen egyedül formál véleményt. Először is ott van a munkavállaló közvetlen környezete, családja, barátai. Ezekre ugye a HR nem lehet befolyással, ahogyan azt sem tudja meggátolni, hogy híreket olvassanak a munkavállók. Ezek mind nehezítő tényezők és nagyban befolyásolják, hogy melyik munkavállaló hogyan fogja ezt az időszakot átvészelni. Lesznek, akik stabilan és józanul képesek lesznek kezelni a helyzetet: jellemzően azok, akik körül ugyancsak stabil és józan emberek vannak. Viszont szembe kell nézni a ténnyel, hogy nagyon sokan jelenleg félelemben élnek. És itt elsősorban nem a vírustól való félelem dominál, hiszen az aktív munkavállalói korosztályt kevésbé érinti a veszély. A félelem saját szülőik/nagyszülőik féltéséből fakad, munkaadójuk jövőjének bizonytalanságából és abból, hogy nem látják mikor lesz pontosan vége ennek az egésznek és mi lesz az utóhatása. Mindemellett a home office-nak számtalan előnye van, de akkor, amikor az ember nem szimpla otthoni munkavégzésre van korlátozva, hanem még szabadidejét is a négy fal között kell eltöltenie, az mentálisan nagyon megterhelő tud lenni.
Ez így összeírva is nagyon sok tényező, hát még akkor, ha felelősséget kell vállalni mindezért valakinek.
Mit tehet meg a HR, hogy a lehetőségekhez képest megfelelően kezelje ezt a helyzetet?
- Folyamatos kommunikáció fenntartása
Ez az egyik legfontosabb dolog. Ha még nincsen kontroll alatt a kommunikáció a munkatársak között, akkor legyen erre egy rendszer kitalálva. Nyilván nem kell minden egyes munkavállalóval egyesével a HR-nek kommunikálnia, de kell, hogy legyen egy egységes megállapodás, hogy ki kiért felelős és pontosan mit tesz meg annak érdekében, hogy zavartalanul tudjon távmunkában is működni a cég. Fontosak a napi interakciók, akár telefonon, akár videóchat-en és nem csak a napi jelentésekre gondolok. Fontos, hogy minden vezető tudja, hogy beosztottjai milyen állapotban vannak, hogyan viselik a körülményeket, milyen esetleges nehézségekkel küzdenek. Ez a vezetők felelőssége, de a HR feladata, hogy biztosítva legyen. Ha van olyan vezető a cégen belül, aki tanácstalan abban, hogy hogyan is kellene kezelnie beosztottjait, milyen kommunikációt kellene folytatnia az alatta dolgozó kollégákkal, akkor a HR-nek kell segítenie. Ha kell, legyen egy egységes, minden vezető által elfogadott rendszer kialakítva erre. A lényeg, hogy fél szemmel a HR-nek résen kell lennie és amint azt érzékeli, hogy a munkavállalók között nem megfelelő információk terjednek, vagy zajlik a pánikkeltés: közbe kell, hogy lépjen.
Emellett természetesen kell, hogy legyen egységes vállalati kommunikáció, ami az ügyvezetéssel egyeztetve alkotható meg. Nem elegendő az, hogy a helyzet kialakulásának kezdetén egyszer ment egy kör e-mail a kollégák között, ahol tájékoztatva lettek a cég álláspontjáról és helyzetéről.
A munkavállalókat heti rendszerességgel kell beavatni a történésekbe, ezzel is csökkentve annak lehetőségét, hogy kedvezőtlen spekulációk alakuljanak ki.
- Motivációs rendszer kialakítása távmegoldásokkal
A motiváció fenntartása akkor sem egyszerű, ha a munkavállaló bent ül napi 8 órát a cégben. Akkor még nehezebb, ha nincsen meg ez a környezet. Az otthoni munkavégzés velejárója, hogy az ember figyelme néha elterelődik a munkáról. Ezzel önmagában nincsen semmi probléma, a gond ott kezdődik, ha ez a munka és a teljesítmény rovására megy. A legtöbb esetben azért veszítik el motivációjukat a munkavállalók, mert nem látják mi is a pontos haszna munkájuknak. Ez is közvetlen vezetők feladata, nekik kell kontrollálniuk, hogy minden beosztottjuk tudja a szerepét és feladatait, akkor is, ha fizikailag távol vannak egymástól a felek. Ami viszont HR feladat, hogy segítse a vezetőknek meghatározni a módszereket. Ha egy munkavállaló teljesítménye csökken ebben az időszakban, akkor azonnal meg kell vizsgálni az okokat. Ebben tud segíteni a HR, hiszen egy kívülálló szerv, objektíven képes értékelni a helyzetet. Sokszor apró beavatkozás is elegendő, hogy a munkavállaló ismét visszazökkenjen a megfelelő munkamorál szintjére, de ahhoz, hogy ez megtörténhessen észlelni kell a problémát. Ha meg vannak határozva előre a távmunka irányítás paraméterei, egészen biztos, hogy egyik vezető sem fog elcsúszni a folyamattal és könnyen fog tudni kezelni bármilyen helyzetből fakadó nehézséget.
- Bizalom megerősítése
Most fontosabb, mint valaha, hogy egy cég munkavállalója megbízzon munkaadójában. Ebben is nagy szerep hárul a HR-re, hiszen általában a HR be van avatva olyan munkavállalókat érintő stratégiai tervekbe, amibe lehet maga a munkavállaló nincsen. Egy konkrét példával szemléltetem: Tegyük fel, hogy ebben az időszakban költséget kell csökkentsen egy cég. Ezt próbálja úgy megoldani, hogy ez semmilyen módon ne érintse a munkavállalókat. Elbocsát alvállalkozókat, esetleg olyan embereket, akiket ténylegesen nem tudnak ebben az időszakban elegendő feladattal ellátni pl. épület üzemeltetők, recepciósok. Mit lát a többi munkavállaló? Azt látja, hogy elkezdődött egy elbocsátási hullám és elkezdi félteni a saját helyét. Ha nincsen egyértelműen kommunikálva, hogy mire lehet számítani, milyen stratégiai terve van a cégnek a túlélésre és milyen további intézkedések lesznek meghozva ennek érdekében, akkor szinte biztos, hogy a munkavállaló megijed majd. A HR-nek itt nem csak az a szerepe, hogy kommunikáljon a munkavállalók felé, hanem az is, hogy meggyőzze az ügyvezetést a kommunikáció fontosságáról. Tegye mindenki a szívére a kezét! A legtöbb esetben, ami a legmagasabb szinteken dől el, csak nagyon ritkán van kommunikálva a munkavállalók felé, vagy már csak akkor, amikor az intézkedés megtörtént. Ebben a helyzetben ez nem megengedhető, az átláthatóság és az informálás fontosabb, mint valaha.
Amíg tart a járványhelyzet fokozottan oda kell figyelni arra, hogy jó munkavállalók ne hagyják el azért adott céget, mert bizonytalannak érzik pozíciójukat vagy a cég jövőjét. Fontos, hogy függetlenül attól, hogy nem minden nap találkozik az ember kollégáival, megmaradjon az összetartozás élménye. Ebben nagy segítség lehet a HR és lehet most ideje is több van rá, mint általában. Remek időszak ez arra, hogy régóta halogatott intézkedéseket meghozzanak a HR osztályokon, optimalizáljanak olyan folyamatokat, amik nem mennek mindig gördülékenyen. Mindemellett persze a HR is emberből van, jobban is talán, mint más szakmák képviselői, így a legjobb tanács, amit adhatok, hogy az ezen a területen dolgozó kollégák fogadják is meg saját tanácsaikat. Tartsák magukban a lelket, hogy képesek legyenek tartani másokban is.
A cikk szerzője: Somodi Bettina – Karrier-tanácsadó
—————————————
Karrierszerviz
BérPortál – www.berportal.hu – Minden jog fenntartva
