Az apasági szabadság nemcsak a munkavállaló, hanem a munkáltató oldalán is adminisztratív és pénzügyi feladatokat jelent. Fontos tisztában lenni azzal, hogy milyen nyilvántartási kötelezettség terheli a céget, valamint hogyan és milyen határidőkkel igényelhető vissza az állami megtérítés.
1. Nyilvántartási kötelezettség
Amennyiben a munkáltató apasági szabadság jogcímén távolléti díjat számfejt, köteles az igénybevételről nyilvántartást vezetni.
A nyilvántartásnak tartalmaznia kell:
- az apasági szabadságot igénybe vevő munkavállaló nevét,
- a ténylegesen igénybe vett napok számát és időpontját,
- a távolléti díj kiszámításának módját, annak összegét, valamint a kapcsolódó közterheket,
- továbbá a nyilvántartás melléklete a munkavállaló írásbeli nyilatkozata, amelynek az előző cikkünkben részletezett adatokat kell tartalmaznia.
A pontos adminisztráció nemcsak jogszabályi kötelezettség, hanem a későbbi állami megtérítés alapja is.
2. Állami megtérítés – mit térít meg a költségvetés?
Sokan nem tudják, hogy az apasági szabadság első öt munkanapjára járó távolléti díj és az azt terhelő munkáltatói közteher nem véglegesen a munkáltatót terheli.
A központi költségvetés megtéríti:
- az első öt munkanapra kifizetett távolléti díjat, valamint
- az arra eső munkáltatói közterhet, azaz a szociális hozzájárulási adót.
A megtérítés lebonyolításáról a Magyar Államkincstár gondoskodik.
A visszaigénylés lehetőségét a 535/2022. (XII. 21.) Korm. rendelet szabályozza, és azon munkáltatók élhetnek vele, akik a 2012. évi I. törvény (Mt.) hatálya alá tartoznak.
3. Benyújtási határidők és kifizetés
A munkáltató az apát megillető és részére kifizetett távolléti díjat, valamint annak közterheit évente négy alkalommal igényelheti vissza:
- március 31-ig
- június 30-ig
- szeptember 30-ig
- december 31-ig
A Kincstár a negyedéves benyújtási határidőt követő 15 napon belül gondoskodik a kimutatott összeg átutalásáról.
Célszerű tehát a negyedéves zárási folyamatokba beépíteni az apasági szabadságok áttekintését és az igénylés előkészítését.
4. Elektronikus ügyintézés – SZÜF felület
- július 1-től a kérelmeket már kizárólag a SZÜF (Személyre Szabott Ügyintézési Felület) rendszerében lehet benyújtani, a következő útvonalon:
KÖZIGAZGATÁS → JOG/KÉRELEM BENYÚJTÁSA → APAN – Apát megillető pótszabadság
Ez azt jelenti, hogy a HR-nek vagy a bérszámfejtésért felelős területnek rendelkeznie kell megfelelő ügyfélkapus / hivatali hozzáféréssel, valamint biztosítania kell az elektronikus dokumentumkezelést.
Az apasági szabadság kapcsán a munkáltatói teendők három pillérre épülnek:
- Szabályszerű nyilvántartás vezetése
- Pontos bérszámfejtés és közteher-megállapítás
- Negyedéves visszaigénylés a Kincstártól
A megfelelő adminisztrációval a munkáltató jelentős összeget igényelhet vissza, ezért érdemes a folyamatot belső szabályzatban rögzíteni és a bérszámfejtési rendszerben is elkülönítetten kezelni az apasági szabadság első öt napjára jutó kifizetéseket.
BérPortál – www.berportal.hu-Minden jog fenntartva
