Talán nem csoda, hogy Magyarországon a vállalkozások túlnyomó többsége kiszervezi bérszámfejtését, mely természetesen a kiszervezésből, idegen szóval outsourcingból származó előnyöknek köszönhető.
Számos ilyen előny létezik, mely nagy könnyebbséget jelent a vállalkozások számára és egyben számtalan terhet vesz le a vállalkozások és vezetőik válláról.
De hogy miért is választják egyre többen a kiszervezést függetlenül a cég méretétől, vagyis kisebb és nagyobb cégek egyaránt?
- A kiszervezéssel megspórolható többek között a bérszámfejtő vagy bérszámfejtők, illetve a tb ügyintéző bére, valamint magas bérköltsége.
- Emellett megszűnnek a helyettesítési problémák, ha a bérszámfejtő vagy a tb ügyintéző épp a bérszámfejtési vagy bevallási időszakban betegedne meg, vagy épp felmondana és nemcsak, hogy új bérszámfejtőt kellene találnunk, de még be is kellene tanítani őt cégünk sajátosságaira, mégpedig legkésőbb a következő bérszámfejtési időszakig.
- Mindezek mellett viszont élvezhetjük a magas szakmai tudást és felelősségvállalást, ugyanis az igazán szolgáltatásukra adó és lelkiismeretes bérszámfejtést végző cégek munkatársai rendszeresen vesznek részt szakmai képzéseken, konferenciákon, valamint számos bérszámfejtési sajátossággal találkoznak munkájuk során.
Ha mi is szeretnénk élni a kiszervezés előnyeivel, akkor nézzük meg, hogy mi is az a három lépés amit meg kell tenned hogy kiszervezhesd bérszámfejtésedet?
1. SZEDJÜK ÖSSZE, HOGY MI JELLEMZI A CÉGÜNKET MUNKAÜGYI NÉZŐPONTBÓL
Első lépés, hogy megnézzük és megfogalmazzuk azokat a munkaügyi, bérszámfejtési információkat, melyek cégünkre jellemzők és írjuk is ezeket össze. Ezek az adatok fontosak lesznek az outsourcing cég számára is a szolgáltatás és az együttműködés kereteinek kialakításához. Nem kell ám itt bonyolult dolgokra gondolni, ezek az adatok olyanok lehetnek, mint például:
• Hány dolgozót foglalkoztatunk? TB kifizetőhely vagyunk-e?
• Mely jogviszonyok vannak nálunk (munkaviszony, megbízási, tagsági)?
• Milyen bérezést alkalmazunk (órabéres, havi béres, teljesítménybéres,…)?
• Melyek a jellemző bérpótlékjaink, egyéb juttatásaink, cafetéria elemeink?
• Van-e kollektív szerződésünk? Munkakeretet használunk-e?
• Van-e egyenlőtlen időbeosztás cégünknél?
• Költséghely szerinti nyilvántartást szeretnénk-e?
• Van-e további, a tevékenységre, szervezetre jellemző szempont, mely munkaügyi, bérszámfejtési szempontból fontos lehet?
2. GONDOLJUK VÉGIG, HOGY MILYEN SZINTŰ SZOLGÁLTATÁSRA VAN SZÜKSÉGÜNK
Második lépésben magunknak kell megfogalmaznunk, hogy pontosan mire is van szükségünk, mit szeretnénk, ugyanis a bérszámfejtés és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások palettája széles lehet, nem feltétlen a bérszámfejtésről és tb elszámolásról és adóbevallásról beszélhetünk csak. Ezért célszerű elgondolkodni legalább a következőkről:
- Év elejétől, vagy év közben indítanánk a kiszervezést, vagy váltanánk más outsourcing szolgáltatóra?
- A beléptetéshez, kiléptetéshez kapcsolódó bejelentéseket mi magunk végeznénk, vagy az outsourcing céggel?
- Milyen általános nyomtatványokat szeretnék a dolgozók számára biztosítani és milyeneket a cégvezetés számára?
- Szeretnénk-e egyedi nyomtatványokat, kimutatásokat, statisztikákat, melyek összetettebbek, mint egy általános bérszámfejtési, munkaügyi nyomtatvány?
- Elektronikusan vagy papír alapú nyomtatványokat, kimutatásokat szeretnénk?
- Szeretnénk-e, hogy az outsourcing cég személyes támogatást nyújtson hatósági ellenőrzéseknél?
- Igényelünk-e rendszeres, személyes konzultációt, tanácsadást a cégünknél?
3. VÁLASSZUK KI A MEGFELELŐ SZOLGÁLTATÓT
Ha már tudjuk és összeírtuk, hogy mi jellemzi cégünket, illetve átgondoltuk, hogy milyen szintű szolgáltatást kívánunk az outsourcing cégtől, akkor már csak ki kell választanunk a megfelelőt szolgáltatót a vállalkozások közül, mely biztosítani és szolgáltatni tudja mindazt, amire szükségünk van. Ezen a ponton is lehet pár további szempont, amit érdemes figyelembe venni, szorosan a bérszámfejtéshez kapcsolódó igényeink megfogalmazásán túl:
- Referenciák alapján bizonyosodjunk meg arról, hogy az outsourcing cég megbízható, hogy szakmailag minőségi munkát végez, mégpedig határidőre.
- Bizonyosodjunk meg arról, hogy az outsourcing cég minden szükséges szolgáltatást megfelelően és precízen képes nyújtani és minden olyan kimutatást, melyre szükségünk van
- Érdemes figyelmet fordítunk arra is, hogy az outsourcing cég mennyire szándékozik támogatni, valamint kiszolgálni cégünket a szükséges információkkal, túl a törvényi kötelezettségeken. Ezek azok a kulcsfontosságú adatok lehetnek, melyek minket, mint céget, cég vezetést tudnak segíteni.
- Rendelkezik-e a cég a kor igényeinek megfelelő szoftverrel, aktualizálva van-e szoftvere a legújabb jogszabályi előírásokra, a rendszere biztosítja-e a szükséges nyilvántartásokat, kimutatásokat és adatszolgáltatásokat?
- Célszerű szakmai felelősségbiztosítással rendelkező outsourcing céget választani, hogy egy esetleges bírságnál a felelősséget ő tudja vállalni. • Mindenképpen olyan céget válasszunk, mely fel van készülve mind informatikailag, mind szervezetileg és adminisztratívan is az EU-s adatvédelmi előírásokra (GDPR).
- Első ránézésre tűnhet sokad rangúnak, de olyan céget válasszunk, melynek képviselője, kapcsolattartója szimpatikus számunkra, elvégre velük fogunk együttműködni az elkövetkezendő időszakban és bizony nem mindegy, hogy az együttműködés mennyire sikeres, gördülékeny, rugalmas és esetleg közvetlen.
ÖSSZEGZÉS
Láthatjuk tehát, hogy a bérszámfejtés és tb elszámolás kiszervezése sok előnnyel járhat egy vállalkozás számára, hiszen egy vállalkozás nem csak számos költséget takaríthat meg, de rengeteg hétköznapi nehézségtől is megszabadul egyúttal.
A fenti nézőpontok pedig segítségül szolgálnak mindahhoz, hogy olyan outsourcing céget válasszunk, mely hozzáértően és megbízhatóan támogatja cégünket és mellyel öröm az együttműködés nap, mint nap, hónapról hónapra.
Forrás: Ügyvitelport – Dolgozói bére a mi lelkiismeretünk – www.ugyvitelport.hu
BérPortál – www.berportal.hu-Minden jog fenntartva
