A jelenléti ív, nagyon fontos a munkaügyi dokumentumok között, mégis nagyon kevés az egyértelmű rendelkezés a helyes vezetés és alkalmazás módját illetően. Egyetlen rövid paragrafus szól róla a Munka törvénykönyvében. Az elnevezés nem is igazán fontos, csak legyen megfelelő a tartalom. Találkoztunk már olyan „jelenléti ív”-vel ahol valóban csak a jelenlét volt rögzítve: érkezés és távozás időpontja. Ez sajnos nem megfelelő és nem elegendő, mivel ennél jóval több adat szükséges.
Mint fentebb említettük, a Munka törvénykönyve is rendelkezik a munka- és pihenőidő nyilvántartásáról.
A munkáltató nyilvántartja
a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,
b) a készenlét,
c) a szabadság,
d) a megállapodás alapján teljesített rendkívüli munkaidő tartamát.
Figyeljünk arra, hogy a nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidőnek, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. A rendes és rendkívüli munkaidő nyilvántartása az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.
Miért szükséges?
Felmerülhet bennünk a kérdés, hogy de miért szükséges ez? A bérszámfejtők ugye tudják, hogy ez a bérszámfejtés alapja (a beosztással együtt!!!), hiszen nélküle nem tudjuk elkészíteni a törvényeknek megfelelő bérszámfejtést. A különböző bér elemeket csak akkor tudjuk számfejteni ha ehhez a rendelkezésünkre állnak az egyértelmű, hiteles adatok. Gondoljunk itt az Mt. pótlékokról szóló részére vagy a munkaidő keretről szóló részekre, a beosztás szabályaira, állásidőre….és még sorolhatnánk, hogy mennyi területen felmerül a megfelelően vezetett munkaidő nyilvántartás szükségessége. Ezek a szabályok mind-mind arra alapoznak, hogy létezik egy folyamatosan, naprakészen vezetett, a valóságot rögzítő, hiteles munkaidő nyilvántartás.
Ugyanakkor egyfajta kontrollt is ad a feleknek. A munkáltatónak lehetősége van követni a teljesített órákat (esetleg túlórákat), valamint a távolléteket és a következő havi beosztás tervezésekor segítséget jelenthet neki, hogy felhasználja az addigi adatokat. Munkaidő keret alkalmazásánál kiemelten fontos, hiszen ilyen esetben több hónapot kell figyelemmel kísérni. Másrészt a munkavállaló is ellenőrizni tudja a beosztását és a teljesített óráit.
Ezen kívül ne feledjük, hogy a munkaügyi ellenőrzések kiemelt területe, részükre is alapdokumentáció.
Módszerek
Gyakori a papír alapon történő nyilvántartás, amikor is minden dolgozónak külön kell vezetnie a saját nyilvántartását. A tapasztalat azt mutatja azonban, hogy ez sok dolgozónál nem optimális, kezelhetetlen, az ellenőrzés sem biztosított megfelelően és a bérszámfejtés számára sem ideális a nagy hibalehetőség és a nehézkes kezelés miatt.
A technika előrehaladtával a papír alapú nyilvántartások egyre inkább kikopnak a gyakorlatból, ma már az elektronikus alapon működő megoldások a népszerűbbek.
Vannak olyan cégek, ahol beléptető rendszer működik. Ez sem biztos, hogy minden esetben megfelelő a munkaidő nyilvántartására ha csak a belépés és a kilépés időpontját rögzíti a rendszer. Az ugyanis pontosan úgy kevés, mint az ún. jelenléti ív. De vannak már olyan rendszerek amelyek amelyek megfelelnek a követelményeknek.
Még egy mód, hogy előre egy hónapra a megadhatjuk a beosztást és csak a változásokat rögzítjük naprakészen. Itt azonban figyeljünk arra, hogy ez csak a rendes és rendkívüli munkaidőre vonatkozik, a készenlétet és a távolléteket ekkor is naprakészen kell rögzíteni, ugyanúgy mint a beosztástól való eltéréseket
Speciális esetek
A sofőrök tachográf korongja: itt is el lehet érni szakszerű használattal, hogy a korong kiértékelése után a különböző idő adatokat a sofőrökre vonatkozó speciális munkaidő szabályoknak megfelelően számoljuk el.
Kötetlen munkaidőben foglalkoztatott: rá nem vonatkozik a rendes és rendkívüli munkaidő és a készenlét nyilvántartása, de a szabadságokat és más távolléteket nála is nyilván kell tartani
Vezető beosztású munkavállaló: neki nem kell munkaidő nyilvántartást vezetni
Ki vezesse a nyilvántartást?
A nyilvántartás vezetése alapvetően a munkáltató feladata, azonban ezen kötelezettségét rábízhatja a munkavállalóra vagy akár a csoportvezetőre is. Viszont arra mindenképpen figyelnie kell, még ha ki is adta ezen feladatot, hogy ebben az esetben is helyt kell állnia érte, nem hivatkozhat arra hogy ezt a feladatot átadta a dolgozónak. Amennyiben így dönt a munkáltató, gondoskodnia kell a megfelelő betanításról, továbbá ellenőrzésekkel kontrollálni kell a folyamatos, naprakész, szabályoknak megfelelő kitöltést.
Ellenőrzések tapasztalatai
Az ellenőrzések minden alkalommal kérik a munkaidő nyilvántartást. Amennyiben munkaidő keret van alkalmazásban akkor különös figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a teljes időszak nyilvántartása rendelkezésre álljon, mert csak így lehet megállapítani, hogy teljesültek e a munkaidő beosztásra, munkaidőre, pihenőidőkre és egyéb előírásokra vonatkozó szabályok betartása az adott időszak egészében.
Nagyon fontos a naprakészség. Tehát utólag nem lehet bejegyezni adatokat, viszont ez nem azt jelenti, hogy nem lehet a nap végén rögzíteni a napi kezdést és befejezést. Az elektronikus nyilvántartásnál figyeljünk arra hogy milyen időközönként frissül a rendszer (ha frissülnie kell ahhoz hogy a felvitt adatok mentve legyenek, erről legyen információnk a rendszer fejlesztőjétől/értékesítőjétől).
Ne legyenek üres vagy kihúzott sorok a nyilvántartásban, mert így nem tudhatjuk egyértelműen eldönteni, hogy az adott nap pihenőnap, szabadság vagy akár betegség (persze általános munkarendnél a hétvégék kihúzása nem hiba).
Lényeges követelmény még, hogy legyen egyértelmű, ne legyenek értelmezhetetlen rövidítések pl.sz=szabadság vagy szabadnap??? A kézzel írt nyilvántartásoknál ügyeljünk az olvashatóságra.
Fontos hogy a hatósági, a munkáltatói és a munkavállalói oldalról is bármikor elérhető és ellenőrizhető legyen a nyilvántartás. Ha a munkáltató vezeti akkor lássa és ellenőrizhesse a dolgozónk a nyilvántartott munkaidejét, ha pedig a munkavállaló vezeti akkor a munkáltatónak kell tudni ellenőrizni a nyilvántartás helyességét és naprakészségét. Természetesen egy hatósági ellenőrzéskor is rendelkezésre kell állnia az adatoknak.
A Kúria ítélete szerint a nyilvántartás akkor felel meg az előírásoknak és a szabályozás céljának, ha azt a munkavégzés helyén vezetik. Elektronikus nyilvántartás esetén is lényeges, hogy az legyen elérhető a munkavégzés helyéről, mert csak így biztosítható, hogy a munkaadó, a munkavállaló és a munkaügyi hatóság is azonnal hozzáférhessen, ellenőrizhessen.
A hitelesség kiemelt jelentőséggel bír! Egy elektronikus munkaidő nyilvántartónál garantálva kell lennie, hogy bármilyen utólagos változtatásnak nyoma van. Ez a beosztásra is érvényes, tehát a beosztással és annak módosításával kapcsolatos utólagos módosításnak is nyoma kell hogy legyen. Figyeljünk arra is, hogy a változtatásokat lehessen követni: ki, mikor és miért változtatott az adatokon, ha elektronikus akkor is legyen naplózás.
BérPortál – www.berportal.hu – Minden jog fenntartva
