Vajon akadályozza a home office szabályzat hiánya a bér és HR területét? Nos, mint tapasztaljuk, sok munkahelyen az otthonról történő munkavégzés, vagy divatos néven szólítva a Home Office éve lett a 2020-as évünk, és könnyen lehet, hogy 2021-ben is lesz részünk benne.
Vannak iparágak, ahol könnyebben meg lehet vele birkózni, valahol viszont nehezebben, és egyes helyeken pedig kifejezetten pozitív hatásai is vannak a Home Office bevezetésének. De azt elmondhatjuk, hogy akármelyikbe is tartozunk egy dolog biztos, igen sok változás történt a pár évvel korábban megszokottakhoz képest.
Ez a változás, a Home Office nemcsak a hétköznapi munkamenetre van hatással, de bizony a bérszámfejtésre és bizonyos esetekben akár a TB ellátások elszámolására is. Pont ezért fontos az, hogy legyen egy olyan Home Office szabályzat a cégben a munkavállalóink felé. Ez lefekteti azokat a szabályokat, paramétereket, melyek irányul tudnak szolgálni egyrészt a munkamenetre, a dolgozók együttműködésére, másrészt pedig a bérszámfejtés és tb ügyintézés során is.
Nézzük hát meg, hogy melyek azok a pontok, amiket biztos ne felejtsünk el lefektetni a Home Office szabályzat megírásakor!
1. Befolyásolhatja a Home Office a munkaszerződést? Befolyásolhatja a bérezést vagy munkaidőt?
Sokszor érezhetik úgy a munkaadók, hogy Home Office alatt kicsúszik a kezünkből a kontroll. Hisz nincs személyes jelenlét, személyes együttműködés, személyes ellenőrzés. Például a munkaidőt valóban nagyon nehéz ellenőrizni ebben az esetben. Amit tehetünk, hogy erről is írunk egy úgymond iránymutatást a Home Office szabályzatunkban, ami mégiscsak egy iránymutatásként és elvárásként szolgál a munkavállaló felé.
Amit ilyenkor kell tennünk, hogy végig kell gondoljuk, hogy mi az, ami számunkra a fontos a munkavállalónk munkavégzését illetően. Arra is jó, ha figyelünk, hogy az sem biztos, hogy ezt egységesen minden munkakörre ugyanúgy meg lehet határozni.
Lehet, hogy az célszerű, hogy 8:00-16:00 óráig poszton legyen a munkavállalónk. Vagy az, hogy legalább 12:00-16:00-ig elérhető legyen és kezelje a telefonokat például egy ügyfélszolgálati munkakörben. Vagy nem számít, hogy mettől meddig dolgozik, mert jelen helyzetben is inkább egy elért teljesítmény számít, mint például a munkaidő végén legyen meghatározott mennyiségű leegyeztetett találkozó vagy becsomagolt termék.
Jellemzően, azon cégek, akik függetlenül a körülményektől megtartották részben vagy egészben az otthoni munkavégzést és biztosították is ezt a munkavállalóiknak, inkább a teljesítményt vették alapul, mint a munkaidőben eltöltött órák számát és ehhez igazították munkavállalóik szerződéseit. A teljesítményt könnyebb ellenőrizni, mint a munkaidőt. És valljuk be, valójában a teljesítmény az, ami igazán fontos.
Tehát vegyük észre és ne felejtsük el, lehet, hogy a Home Office során változik egy-egy munkakörben a munkamenet, változnak a munkavállaló lehetőségei, eredményei, mégpedig bármilyen irányba, de még a munkaköre is változhat részben, viszont fontos figyelnünk arra, hogy ha így van, akkor ezen paraméterekhez kell igazítani a munkavállaló szerződését, ha az nem felelne meg az új körülményeknek és persze fontos, hogy azt közös megegyezéssel kell elfogadnia a munkaadónak és munkavállalónak.
2. Munkáltatói kontroll lehetséges? – együttműködés a vezető és beosztottak között
Természetesen lehetséges a kontroll a Home Office alatt is. Leginkább azért is van szükség rá, hogy legyen lehetőség koordinálni a munkavállalókkal, vezetőkkel, hogy a folyamatok zökkenőmentesen haladjanak. Persze itt is igaz, hogy iparáganként, munkafolyamatonként másfajta kontroll, másfajta egyeztetésre lehet szükség.
Így hát cég méretétől függően érdemes lehet egy közös megbeszélést tartani akár minden hétfőn, amikor az egész cég becsatlakozik online formában az egyeztetésre és a vezető irányítása alatt kicsit átbeszélik a leendő feladatokat. Természetesen ez egy kisebb cégnél kivitelezhető. Nagyobb cégnél, ahol többen dolgoznak ott meg lehet csinálni csoportban szinten a csoport vezetőivel és a csoportvezetők pedig a hozzájuk tartozó munkatársakkal külön. Ez segíti a csoporton belüli jó munkamorál fenntartását és növeli a termelékenységet is.
Továbbá bevezethetők olyan táblázatok, statisztikák, melyek mutatják az egyes munkavállalók haladását munkájukban. Mindez nemcsak egy jó kontroll a vezető számára, de a munkavállaló számára is hasznos információ, mely visszatükrözi az eredményét, haladását. És persze ha ezek a statisztikák szépen alakulnak, érdemes elismerni az adott munkavállalót, mely bíztatólag és ösztönzőleg tud rá hatni.
Amit viszont ne felejtsünk el, hogy bizony ezeket is érdemes lefektetni a Home Office szabályzat részeként, mint egy általános együttműködési keretet.
3. A kommunikáció kiemelt fontossága – munkatársak közötti és ügyfelekkel való kommunikáció
Míg rendes munkavégzés során még munka közben is általában van körülöttünk néhány munkatárs, addig otthon ez nemigen van így. Mindenki érezheti, hogy a társas kapcsolatok kicsit ilyen esetben egy kicsit alábbhagytak, így emiatt is és a munkavégzés összehangolása miatt is érdemes kialakítani a munkatársak közötti kommunikációs csatornákat, nem beszélve a partnerekkel, ügyfelekkel való kapcsolattartásról. Lehet, hogy ezek már adottak, de ha a központi kommunikációs rendszer a cégen belül érhető csak el, akkor egy alternatív megoldás kidolgozását érdemes elindítani. Napjaink technológiai lehetőségeivel sok minden elérhető és sok támogatást kaphatunk munkánkhoz, ha a modern technikai megoldásokat hívjuk segítségül.
4. Munkaeszközök biztosítása – Munkaügyi balesetek kérdése
A Home Office szabályzatban érdemes lefektetni, hogy melyek azok a munkaeszközök, melyeket a munkaadó biztosít a munkavállaló számára.
Hétköznapi dolog, hogy egy irodában a munkaadó biztosítja az íróasztalt, a széket, a számítógépet, tollakat, számológépet és még sorolhatnánk. Home Office esetén ez nem olyan egyértelmű. Sokszor a munkaadó biztosítja a számítógépet, viszont a munkavállaló az otthoni asztalát, székét használja, ami érthető, hiszen a legtöbb helyzetben furcsa lenne, ha a munkaadó azt kérné a munkavállalótól, hogy az irodai asztalát, székét helyezze el otthonában, miután az valószínű nem úgy van kialakítva. Így hát értelmes, logikus nézőpontból kell kialakítani és lefektetni, hogy mely eszközöket biztosítja a munkaadó a munkavállaló számára.
A Home Office szabályzatban célszerű fektetni, hogy az otthon kialakított munkaállomásnak milyen feltételekkel kell rendelkeznie. Ez a munkahelyi balesetek miatt lehet fontos. Illetve az is lefektethető, hogy a munkaállomás mekkora környezete minősül munkahelynek. Így elkerülhető, hogy ha egy munkavállalót otthon ér baleset bárhol az otthonában bármilyen munkától független helyzetben, akkor az munkabalesetnek minősüljön, ami TB ügyintézés során nem mindegy.
ÖSSZEGZÉS
Bárhogy is nézzük, a Home Office egy új helyzet mind a munkaadó, mind a munkavállaló számára, melyben kiesnek a napi rutinok és helyette újfajta helyzetek állnak elő.
Akkor lesz viszont könnyű és eredményes együtt dolgozni Home Office-ban is, ha vannak olyan lefektetett szabályok melyek mindenki számára érthetőek és reálisak.
BérPortál – www.berportal.hu-Minden jog fenntartva
